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Presupuestos Operativos

Existe un viejo refrán que dice “Quien No Sabe a Donde Se Dirige, Cualquier Bus Lo Lleva”, esto suele sucedernos en la dirección de nuestro negocio sino contamos con una serie de objetivos que estén bien definidos y que sabemos que son alcanzables. 

Entre los aspectos muy importantes para saber si vamos por el camino que hemos trazado es tener “Presupuestos Operativos” para las principales áreas de trabajo de nuestra actividad comercial, te compartimos cuales debes tener siempre y el control que debemos llevar para que sirvan de base en la toma de decisiones: 

1. Presupuestos de Ventas

Sabemos que sin ventas no hay ingresos, y generalmente nos concentramos en la cantidad monetaria que debemos obtener para cubrir nuestra operación comercial, sin embargo, presupuestar por la cantidad de dinero que requerimos puede ser engañoso.  

La forma mas objetiva de presupuestar ventas es por la cantidad de productos que comercializamos con su unidad de medida, si brindamos servicios igualmente es por la cantidad de estos que se han brindado.   

Veamos un ejemplo; si el año anterior vendimos el producto “AA” cuya unidad de medida es kilo, y la cantidad de venta en 12 meses fueron 5,000 Kg, debemos presupuestar para el nuevo año un incremento mínimo del 5%,  para este caso el nuevo presupuesto de venta para el producto “AA” debe ser 5,250 Kg, si presupuestamos un incremento del 10%  el nuevo presupuesto debe ser 5,500 Kg.  

Luego al multiplicar la cantidad presupuestada por el precio del producto, nos brindara el presupuesto en dinero, pero este se genero por la cantidad de producto que deseamos mover y que es un parámetro real de crecimiento.  

2. Presupuesto de producción o compra de inventario

El presupuesto de producción o compra de inventario, suele ser de lo mas delicado y complejo, como saber con exactitud ¿Cuánto debemos producir o comprar? Si nos quedamos cortos corremos el riesgo de perder clientes por no haberles despachado lo que requerían, y si nos sobre inventariamos corremos el riesgo que este se caduque por fecha de vencimiento o bien que no se consuma por cambios de gustos en los mercados.   

No hay regla exacta para esta área, sin embargo, una técnica que permite minimizar los riesgos es tomar la cantidad promedio vendida o consumida en los últimos 12 meses y el resultado multiplicarlo por 3,  el resultado es la cantidad de producción que se debe presupuestar o mantener en inventario,  el numero 3 hace referencia a la cantidad de meses que estamos cubriendo, el cual permite cubrir la demanda promedio y tener un stock de seguridad de 2 meses adicionales; ejemplo:  

Cantidad promedio vendida o consumida en los últimos 12 meses = 225 Unidades.  

225 X 3 = 675 unidades que es el mínimo que debemos producir o mantener en inventario.  

Un parámetro importante en este calculo es el “tiempo de tránsito” que debemos tener bien identificado, ya que algunos productos o materias primas según su procedencia pueden varias semanas para recibirlos en nuestras bodegas.   

Si las compras son locales no olvides informarle a tus proveedores lo que vas a requerir en los próximos 3 meses para que ellos igualmente se preparan y cuenten con inventario disponible. 

3. Presupuesto Financiero

Si hemos logrado presupuestar los ingresos con base a la cantidad de unidades que comercializaremos, tendremos el techo proyectado de ingresos en dinero.  

Partiendo de ese techo de ingresos, debemos distribuir el mismo para cubrir los costos directos e indirectos, así como los gastos operativos y proyectar un resultado final mínimo de al menos dos dígitos porcentuales (10% o más) conocido como utilidad o rentabilidad neta.

La asignación del presupuesto para los gastos operativos, debe tener como parámetro si el mismo es “necesario” para incrementar los ingresos, de lo contrario, solo reducirá el resultado final, convirtiéndose en lo que conocemos como gasto innecesario o perdida. 

Los gastos fijos o esenciales para la operación, deben ser asignados anualmente y analizados cada mes, ya que estos pueden tener fluctuaciones por incremento de la demanda (cantidad) , inflación, tipo de cambio, etc. 

Los gastos variables de igual manera deben ser asignados anualmente, analizados y reorientados mensualmente según la actividad comercial que realicemos, la falta de una adecuada proyección y control puede derivar en falta de liquidez, y llevar a perdidas financieras.  

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